Politique de protection des renseignements personnels
Dans le cadre de ses relations avec ses clients, Trivium Avocats Inc. (« Trivium ») est amenée à recueillir et utiliser les renseignements personnels qui lui sont confiés. Il est donc primordial d’en assurer la protection et la confidentialité. La présente politique sur la protection des renseignements personnels (la « Politique ») vous explique comment Trivium recueille, utilise et communique vos renseignements personnels.
1 – Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Un renseignement personnel est toute information sur une personne physique qui permet directement ou indirectement de l’identifier.
Pour les fins de la Politique, l’expression « renseignements personnels » exclut les coordonnées professionnelles d’une personne, telles que son nom, son titre et sa fonction, l’adresse de son bureau, son adresse courriel professionnelle et son numéro de téléphone professionnel.
Elle exclut également les renseignements personnels à caractère public, le cas échéant.
2 – Quels sont les renseignements personnels que Trivium recueille?
Lorsque vous communiquez avec Trivium, notamment par l’entremise de son site internet ou par courriel, Trivium recueille des renseignements personnels vous concernant, tels que :
- Des renseignements relatifs à l’identité (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro de permis de conduire, employeur, fonction)
- Des renseignements financiers (pour des fins de facturation)
- Des renseignements dans le cadre de l’exécution des mandats
- Des renseignements relatifs au recrutement de personnel.
Dans l’éventualité où vous communiquez à Trivium des renseignements personnels d’une tierce personne, autres que ceux relatifs à vos employés, vos conseillers ou vos fournisseurs, vous reconnaissez vous être assuré que celle-ci comprend l’utilisation qui sera faite de ses renseignements personnels et vous a autorisé à les communiquer ainsi qu’à lui en permettre l’utilisation.
3 – Comment Trivium recueille-t-elle vos renseignements personnels?
Trivium recueille vos renseignements personnels principalement auprès de vous ou de toute personne autorisée à les lui communiquer.
4 – Pourquoi Trivium recueille-t-elle vos renseignements personnels?
Trivium recueille vos renseignements personnels principalement pour les raisons suivantes :
- Pour se conformer à ses obligations professionnelles
- Pour assurer la bonne gestion de son bureau, notamment pour l’ouverture du dossier client, la facturation et le traitement des paiements
- Pour toutes fins relatives à la représentation de ses clients dans le cadre du mandat confié
- Pour toutes autres fins convenues avec ses clients.
5 – Quelles sont les limites relatives à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos renseignements personnels?
Dans le cadre de sa cueillette de renseignements personnels, Trivium se préoccupe de ne recueillir que ce qui est nécessaire à la bonne exécution de son mandat.
Aussi, Trivium n’utilisera ni ne divulguera vos renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que vous y consentiez préalablement ou lorsque la loi l’exige.
Trivium ne divulguera aucun renseignement personnel protégé par le secret professionnel, à moins que vous ayez renoncé à ce privilège, qu’elle en ait reçu l’autorisation ou qu’elle soit contrainte de le faire légalement.
6 – Quand et à qui Trivium communique-t-elle vos renseignements personnels?
Trivium peut communiquer vos renseignements personnels à des tiers uniquement dans des cas spécifiques, notamment dans le cadre d’une procédure judiciaire, d’une transaction commerciale ou encore à ses fournisseurs de services.
Trivium peut également, notamment dans les situations suivantes, communiquer vos renseignements personnels:
- Pour se conformer à une ordonnance du tribunal lui en ordonnant la transmission
- Lorsque la loi l’exige ou le permet
- Pour répondre à une demande d’une entité gouvernementale québécoise ou canadienne qui l’oblige à les transmettre
- Lorsque cela est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de services ou d’entreprise.
Notamment, dans le cadre des services juridiques que Trivium offre, elle pourra communiquer vos renseignements personnels à des avocats (y compris des parties adverses), des professionnels, des consultants, des médiateurs, des experts et autres spécialistes juridiques, des traducteurs, des messagers et autres.
7 – Où Trivium conserve-t-elle vos renseignements personnels?
Vos renseignements personnels sont conservés et traités dans les bureaux de Trivium situés au Québec.
Il est possible que vos renseignements personnels soient communiqués ailleurs au Canada, où les lois canadiennes protégeant les renseignements personnels s’appliquent.
Il est également possible que vos renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du territoire canadien. Leur protection pourra alors être assujettie aux lois en vigueur dans le pays visé.
8 – Comment Trivium protège-t-elle vos renseignements personnels?
Trivium s’assure de protéger les renseignements personnels qui sont sous son contrôle, que ce soit lors de leur transmission qu’une fois reçus. Elle maintient des mesures de sécurité matérielles, électroniques et organisationnelles appropriées pour protéger ces renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement.
Trivium a pris des mesures raisonnables pour garantir que seuls les membres du personnel soumis à un devoir de confidentialité et qui ont besoin de connaître vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions y auront accès.
Toutefois, Trivium ne peut garantir que de tels renseignements ne seront pas consultés, obtenus, divulgués, modifiés ou détruits par suite de la violation de ses mesures de sécurité matérielles, électroniques et organisationnelles. Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec Trivium aux coordonnées indiquées au point 11 de la Politique.
9 – Pendant combien de temps Trivium conserve-t-elle vos renseignements personnels?
Trivium conservera vos renseignements personnels pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour se conformer à ses obligations légales.
Lorsqu’aucun motif raisonnable ne justifie la conservation de vos renseignements personnels, Trivium les détruira.
10 – Quels sont vos droits?
Vous disposez de certains droits à l’égard de vos renseignements personnels recueillis, utilisés et communiqués par Trivium.
10.1 – Demander l’accès à vos renseignements personnels et leur rectification
Vous pouvez demander d’accéder aux renseignements personnels que Trivium a recueillis sur vous. Vous pouvez également lui demander de rectifier des renseignements qui vous apparaissent erronés.
Pour ce faire, veuillez communiquer avec Trivium aux coordonnées indiquées au point 11 de la Politique.
10.2 – Retirer ou modifier votre consentement
Vous pouvez à tout moment retirer ou modifier le consentement que vous avez octroyé à Trivium pour l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables.
Pour ce faire, veuillez communiquer avec Trivium aux coordonnées indiquées au point 11 de la Politique.
11 – Comment communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels?
Le responsable de la protection des renseignements personnels veille à assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au sein de Trivium.
Pour toutes questions, commentaires, demandes ou plaintes concernant la Politique ou la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec celui-ci par courriel, à l’adresse vieprivee@groupetrivium.com ou par la poste aux coordonnées suivantes :
Trivium Avocats Inc.
À l’attention de : Monsieur Benoit Jugand
Responsable de la protection des renseignements personnels
5005, boulevard Lapinière, bureau 4040
Brossard (Québec) J4Z 0N5
12 – Modification de la Politique
Trivium peut modifier en tout temps la Politique. Pour cette raison, veuillez-vous assurer d’en consulter la version la plus à jour.
La Politique a été mise à jour pour la dernière fois en novembre 2023.