Nouvelles obligations : Transparence des entreprises

Le projet de loi no 78 adopté par l’Assemblée nationale le 3 juin 2021 prévoit l’entrée en vigueur, le 31 mars 2023, de nouvelles obligations visant à améliorer la « transparence des entreprises ». Celles-ci impliquent la production, par les entreprises, de documents et de renseignements additionnels auprès du Registraire des entreprises du Québec (REQ).

Voici, en bref, ce que vous devez savoir à ce sujet.

A. Quelles sont les entreprises visées par les nouvelles obligations?

Il s’agit des entreprises suivantes (québécoise, canadienne ou étrangère) :

B. Quelles sont les nouvelles obligations?

1) Production de copies de pièces d’identité 

• Pour chaque administrateur en poste, les entreprises visées devront produire une copie d’une pièce d’identité valide, émise par une autorité gouvernementale, comportant nom, prénom et date de naissance;
• Un administrateur pourra désormais déclarer son adresse professionnelle au lieu de son adresse personnelle;
• Cette 1ère nouvelle obligation visera également les personnes morales sans but lucratif (OBNL).

2) Déclaration des « Bénéficiaires ultimes »

• Les entreprises visées devront déclarer les nom, prénom, adresse et date de naissance de leurs « Bénéficiaires ultimes » soit, pour les sociétés par actions, ceux de toute personne physique qui :
• possède 25% ou plus des droits de vote (ou possède moins de 25% des droits de vote, mais fait partie d’un groupe d’actionnaires atteignant ce seuil et ayant convenu d’exercer conjointement leurs droits de vote); ou
• possède 25% ou plus de la juste valeur marchande; ou
• a une influence pouvant se traduire par un contrôle de fait (possibilité d’influencer de manière importante les décisions).

Les OBNL font partie des entreprises dispensées de cette 2e nouvelle obligation.

À noter :

– Pour une société par actions, si un actionnaire est lui-même une entreprise (actionnaire corporatif) :

• les « Bénéficiaires ultimes » de la société par actions sont toutes les personnes physiques qui, quant à cet actionnaire corporatif, rencontrent au moins un des critères précédemment listés;

– Cette 2e obligation est une obligation de moyens renforcée :

• tous les moyens nécessaires (moyens supérieurs à des moyens raisonnables) devront être pris par l’entreprise pour retracer ses « Bénéficiaires ultimes » et s’assurer de leur identité, ce qui impliquera une 
« analyse juridique, documentaire et factuelle » exhaustive de sa situation (caractéristiques du capital-actions émis et en cours, existence de conventions en vigueur influençant l’exercice des droits de vote, etc.).

Comment ces nouvelles obligations devront-elles être rencontrées?

L’entreprise confirme habituellement l’exactitude des informations qu’elle a publiées au REQ au moyen de sa Déclaration de mise à jour annuelle. Celle-ci est généralement produite auprès du REQ par le comptable de l’entreprise, en cochant la case appropriée à même de sa Déclaration fiscale provinciale (CO-17).

• Cependant, les informations et documents requis pour respecter ces nouvelles exigences devront être acheminés directement au REQ au moyen d’une Déclaration distincte, produite par le juriste de l’entreprise ou un représentant de celle-ci (et non à même sa prochaine CO-17) au plus tard à la fin de la période de production de la première déclaration de mise à jour annuelle de l’entreprise suivant le 31 mars 2023, soit au plus tard 6 mois suivant sa fin d’année financière.

Me Marie-Line Giguère œuvre dans le domaine juridique depuis plus de quinze ans. Exerçant presque exclusivement en droit corporatif et commercial, Me Giguère est quotidiennement appelée à participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de stratégies, notamment fiscales, dans le cadre de réorganisations corporatives de tout niveau, et à rédiger divers documents et contrats pour le bénéfice de nombreuses sociétés par actions et organismes sans but lucratif. Son souci constant d’offrir à ses clients la meilleure expérience qui soit et la rigueur exceptionnelle dont elle fait preuve au quotidien font d’elle une professionnelle des plus appréciées.

À propos de notre Département en droit corporatif et commercial

L’équipe de droit des affaires de Trivium Avocats regroupe 18 avocats et notaires, ainsi qu’une équipe de para juriste et de soutien qui œuvrent pour les petites, moyennes et grandes entreprises dans les secteurs du droit corporatif et commercial, et ce, partout au Québec.

Nous sommes appelés à intervenir dans plusieurs dossiers de vente, fusion et d’acquisition d’entreprises, de financement, de franchisage et de transactions immobilières. Nous mettons en application de nombreux plannings fiscaux et réorganisations corporatives. Nous offrons également un service intégré de secrétariat corporatif et maintenons à jour plus de 800 livres et registres de sociétés et de fiducies de tailles diverses.

Nous privilégions une relation de proximité avec l’entrepreneur, les dirigeants ou les cadres supérieurs de l’entreprise, en les appuyant au quotidien selon leurs priorités. Enfin, nous pourrons vous guider et protéger vos droits lorsqu’il sera question de propriété intellectuelle, tel l’enregistrement d’une marque de commerce ou la protection de vos acquis en cette matière.